对于大型会议活动来说在布置，彩排，正式会议活动和拆卸设备等过程当中，伙食和休息、人工都可能会产生费用，你的预算当中是否包括这些费用？合同有没有规定把这些开支列入总账单？有没有其他的活动公司来安装设备？酒店的其他会议活动会不会影响他们的安装工作？

 你要不要支付安装设备的工作人员的伙食费？就餐时间计不计入工时？员工伙食费是另外计费，还是含在合约活动公司列出的书面预算里？有时你是不必支付伙食费的，但要确认清楚。你是否需要多交布场押金？酒店布场是不是需要另外交布场费。灯光师们和舞台工作人员就餐的时间安排可能不同，确定有谁负责和监督所有的就餐事宜。

 视听设备的卸车和安装是否有要求？

 在安装视听设备的工作人员到达之前，大型会议需要进行什么安排？比如，吊灯要不要拆卸，进场的门高度够不够，通风口要不要关闭以防止噪音等等。能否在最大程度上保证安装工作的顺利进行？又比如，你需要为工作人员做哪些准备，以保证留给他们最多的工作时间？你当然不希望安装队伍到场以后还要等到别人腾出大厅和过道，你必须比他们先到场，为他们的到达做好准备工作。

 还有什么额外开支需要列入预算？

 了解所有可能发生的额外开支。比如，总帐单中，人员工资和电费是定额收取的，还是根据实际使用量收取？根据该场地以往所举行的会议活动情况估算一下开支，将估算值列入预算。同时，留出预算10%的预备金，实际的花费少于预算总比超过预算要好。还有，一定要索取场地书面的开支预估。

 试听设备的搬进搬出，安装拆卸都要多久？

 如果你雇佣两家不同的公司，一家负责舞台，另一家负责视听，那么一定要保证它们清楚对方的日程安排和时间表，以避免冲突。最理想的情形是：负责舞台的活动公司能够同时完成视听设备，灯光和舞台布景等工作。最好找到一家可以满足你所有要求的提供成套服务的公司，但是，要权衡全套服务和单独服务的价格。你可能只需要一个简易的舞台，而对灯光和视听的要求不亚于摇滚音乐会，或者你需要复杂的舞台却要求有简单的照明。了解一下，看着提供成套服务的活动公司是否拥有你需要的设备，或者是否可以根据大型会议的需要租用设备。你要保证获得最能满足你要求的设备，而不是单单使用现有的设备。